Make : automatiser la gestion des leads entrants de A à Z

Chaque semaine, des dizaines d'entrepreneurs me racontent la même histoire. Un prospect remplit un formulaire sur leur site. L'email arrive dans la boîte. Ils le lisent, ouvrent leur CRM, créent la fiche à la main, notent le contexte, programment un rappel. Parfois ils oublient. Parfois ils font ça à 23h parce qu'ils n'ont pas eu le temps dans la journée.

Ce n'est pas un problème de motivation. C'est un problème de système. Et Make est exactement l'outil pour le régler — sans écrire une ligne de code.

Ce que le workflow fait concrètement

Make est une plateforme d'automatisation no-code (lien affilié) qui connecte vos applications entre elles via des "scénarios" visuels. Pour la gestion des leads, un scénario typique ressemble à ça : un déclencheur (un formulaire soumis, un email reçu, un paiement effectué) et une chaîne d'actions qui s'exécutent dans la seconde qui suit.

Voici le scénario que j'utilise et que je déploie pour mes clients.

Le déclencheur : capturer le lead où qu'il arrive

Les leads n'arrivent pas tous par le même canal. Formulaire de contact sur le site, message LinkedIn, email direct, inscription à une newsletter — chaque source a son propre déclencheur dans Make.

Pour un formulaire Typeform ou Tally : Make surveille les nouvelles soumissions en temps réel via webhook. Pour un email entrant avec un objet spécifique : le module Gmail de Make scrute la boîte et déclenche le scénario dès qu'un email correspond aux critères. Pour un message via un chatbot : le webhook du chatbot envoie les données directement à Make.

Le résultat : peu importe où arrive le lead, le même processus s'enclenche. Plus de canal oublié.

Les actions : ce qui se passe dans les 10 secondes suivantes

Une fois le lead capturé, voici la séquence d'actions que j'ai configurée.

Création de la fiche CRM. Make crée automatiquement une fiche dans Airtable (ou HubSpot, ou Notion — au choix) avec toutes les informations du formulaire : nom, email, numéro de téléphone, message, source, date et heure. Zéro saisie manuelle.

Qualification automatique. Un module de traitement de texte analyse le message du prospect et attribue un score de priorité selon des mots-clés définis. "Urgent", "budget validé", "démarrage immédiat" → priorité haute. "Je me renseigne", "pas de date fixée" → priorité normale. La fiche est créée avec le bon tag dès le départ.

Notification Slack ou email. Dans la seconde qui suit, vous recevez une notification avec le résumé du lead : qui c'est, ce qu'il demande, son score de priorité, et un lien direct vers sa fiche CRM. Vous êtes informé sans avoir à surveiller votre boîte mail en permanence.

Email de confirmation au prospect. Make envoie automatiquement un email de confirmation personnalisé au prospect — avec son prénom, un résumé de sa demande, et les prochaines étapes. Le tout en moins de 30 secondes après la soumission. Le prospect a l'impression d'avoir affaire à quelqu'un d'ultra-réactif, même si la demande est arrivée à 2h du matin.

Ce qu'on gagne réellement

Avant ce workflow, je passais en moyenne 8 à 12 minutes sur chaque lead entrant : lire l'email, ouvrir le CRM, créer la fiche, écrire le mail de confirmation. Sur 15 leads par semaine, c'est 2 heures de saisie pure.

Après : 0 minute de saisie. Le seul temps passé est la lecture de la notification Slack — 30 secondes — et la prise de décision sur la suite à donner.

Ce n'est pas que du temps récupéré. C'est aussi une meilleure expérience prospect. Un email de confirmation reçu en 20 secondes versus un email reçu le lendemain matin, ça change la perception de professionnalisme.

Les variantes selon votre situation

Si vous utilisez un CRM différent (Pipedrive, HubSpot, Salesforce), Make propose des modules natifs pour tous les CRM majeurs. La logique du scénario reste identique, seul le module CRM change.

Si votre équipe est plus grande, vous pouvez ajouter une étape d'attribution automatique : Make affecte le lead au bon commercial selon des critères (secteur, taille d'entreprise, zone géographique) et lui envoie une notification personnalisée.

Si vous voulez aller plus loin, un module IA peut analyser le message du prospect, rédiger un premier brouillon de réponse commerciale, et vous l'envoyer pour validation. Vous envoyez en un clic, Make se charge de la personnalisation.

Ce qu'il faut retenir

• Make permet d'automatiser toute la chaîne de traitement d'un lead entrant, de la capture à la notification
• Le scénario type couvre : création CRM, qualification, alerte équipe, email de confirmation prospect
• Temps économisé : 8 à 12 minutes par lead, soit plusieurs heures par semaine sur un volume de 15+ leads
• Fonctionne avec tous les CRM majeurs et toutes les sources de leads (formulaire, email, chat, LinkedIn)
• L'email de confirmation automatique améliore significativement la perception de réactivité

Questions fréquentes

Faut-il un CRM payant pour utiliser ce workflow ? Non. Airtable en version gratuite suffit pour démarrer. Make propose également un module Google Sheets si vous préférez rester sur des outils que vous connaissez déjà.

Make peut-il gérer plusieurs formulaires sur plusieurs sites différents ? Oui. Chaque formulaire a son propre webhook, et Make peut regrouper tous les leads dans le même CRM, avec un champ "source" qui indique d'où vient chaque lead.

Combien coûte ce scénario à faire tourner sur Make ? Ce scénario consomme environ 4 à 6 opérations par lead. Sur le plan gratuit Make (1 000 opérations/mois), vous pouvez gérer jusqu'à 160 à 250 leads avant d'atteindre la limite. Au-delà, le plan Core à 9€/mois offre 10 000 opérations.

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Vous voulez mettre en place ce système pour vos propres leads ? Je peux vous accompagner sur la configuration et l'adaptation à vos outils. Le premier échange est gratuit — contactez-moi ou réservez un appel.